Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018 au sein de l’Union européenne, transformant radicalement la manière dont les entreprises traitent les données personnelles de leurs clients, employés et partenaires. Cette réglementation renforce la protection des droits des individus et impose de nouvelles responsabilités aux sociétés en matière de gestion et de traitement des données. Dans cet article, nous allons vous présenter les différentes obligations imposées par le RGPD, ainsi que les conseils pour vous conformer à ces exigences.
1. Les principes fondamentaux du RGPD
Le RGPD repose sur plusieurs principes essentiels qui doivent guider les entreprises dans leurs pratiques de traitement des données personnelles :
- La licéité : le traitement des données doit être effectué sur la base d’un motif légitime prévu par le règlement (consentement, contrat, intérêt légitime du responsable de traitement, etc.).
- La transparence : les personnes concernées doivent être informées clairement et simplement de l’utilisation qui sera faite de leurs données.
- La minimisation : seul le strict nécessaire en termes de données doit être collecté et traité pour atteindre les objectifs fixés.
- L’exactitude : les données doivent être maintenues à jour et corrigées si elles sont inexactes.
- La limitation de conservation : les données ne peuvent être conservées plus longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs fixés, sauf exception prévue par la loi.
- L’intégrité et la confidentialité : les entreprises doivent garantir la sécurité des données qu’elles traitent et protéger celles-ci contre tout accès non autorisé ou toute divulgation illicite.
2. Le rôle du Délégué à la protection des données (DPO)
Le RGPD introduit l’obligation pour certaines entreprises de désigner un Délégué à la protection des données (DPO). Le DPO est chargé de veiller au respect des dispositions du RGPD et de conseiller l’entreprise en matière de protection des données. Il doit être indépendant et avoir une expertise suffisante pour assurer ses missions. Le DPO peut être un salarié de l’entreprise ou un prestataire externe.
3. La tenue d’un registre des traitements
Les entreprises sont tenues de tenir un registre de tous les traitements de données personnelles qu’elles réalisent. Ce registre doit contenir des informations détaillées sur chaque traitement, notamment :
- la description des finalités du traitement ;
- les catégories de personnes concernées et de données traitées ;
- les destinataires auxquels les données ont été ou seront communiquées ;
- les délais prévus pour l’effacement des différentes catégories de données ;
- les mesures de sécurité mises en place pour assurer la protection des données.
Le registre des traitements doit être tenu à jour et être mis à disposition de l’autorité de contrôle sur demande.
4. La réalisation d’une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD)
Lorsqu’un traitement est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, les entreprises doivent réaliser une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD). Cette analyse permet d’évaluer les risques liés au traitement et de mettre en place les mesures nécessaires pour les réduire. L’AIPD doit être réalisée avant le début du traitement et être révisée régulièrement.
5. La notification des violations de données
En cas de violation de données personnelles, les entreprises sont tenues de notifier l’autorité de contrôle compétente dans un délai maximum de 72 heures après en avoir pris connaissance. Si la violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, celles-ci doivent également être informées sans délai.
6. Le renforcement du consentement
Le RGPD renforce les exigences en matière de recueil du consentement pour le traitement des données personnelles. Le consentement doit désormais être libre, spécifique, éclairé et univoque, c’est-à-dire que la personne concernée doit manifester clairement son accord pour chaque finalité du traitement. Les entreprises doivent également être en mesure de prouver qu’elles ont bien obtenu le consentement des personnes concernées.
7. Les droits des personnes concernées
Les personnes dont les données sont traitées bénéficient de différents droits en vertu du RGPD, notamment :
- le droit d’accès à leurs données ;
- le droit de rectification des données inexactes ;
- le droit à l’effacement des données (« droit à l’oubli ») ;
- le droit à la limitation du traitement ;
- le droit à la portabilité des données ;
- le droit d’opposition au traitement.
Les entreprises doivent informer les personnes concernées de ces droits et mettre en place des procédures pour leur permettre de les exercer facilement.
Le RGPD constitue un tournant majeur dans la régulation de la protection des données personnelles et impose aux entreprises de nouvelles responsabilités. Il est essentiel pour les sociétés de mettre en place une gouvernance solide en matière de protection des données et d’adopter une approche proactive pour assurer leur conformité avec le RGPD. Cela passe notamment par la mise en place d’une politique de protection des données, la désignation d’un DPO, la tenue d’un registre des traitements ou encore la réalisation d’AIPD lorsque cela est nécessaire. Le respect du RGPD ne doit pas être considéré comme une contrainte, mais comme une opportunité pour renforcer la confiance entre les entreprises et leurs clients, employés et partenaires.